Codice Etico - Resquon Srl

1 Introduzione

Resquon Srl (di seguito anche “Resquon” o “Società”) è una società di Informazioni Commerciali che focalizza la propria attività nell’elaborazione di Report, con metodologia OSINT (Open Source Intelligence), volti alla valutazione etico reputazionale di Controparti, italiane ed estere.

2 Finalità e soggetti Destinatari

Il Codice Etico (di seguito anche “Codice”) della Resquon ha lo scopo di definire ed esplicitare i valori ed i principi di riferimento che disciplinano l’attività ed i rapporti verso tutti i soggetti con cui Resquon entra in relazione per il conseguimento del proprio oggetto sociale (“stakeholders”). Il presente Codice Etico costituisce il frutto della condivisione dei citati valori e principi ed è adottato con delibera dell’Assemblea dei Soci.

2.1 I destinatari del Codice Etico

Il Codice Etico esprime gli impegni e le responsabilità etiche nella conduzione degli affari e delle attività aziendali e definisce l’insieme dei valori e dei principi, nonché le linee di comportamento, che devono essere assunti dai componenti degli organi societari, nonché da tutte le persone legate da rapporti di lavoro con la Società e, in generale, da tutti coloro che operano per la Società, quali che siano i rapporti che li legano allq stessa (“Destinatari”).

Per loro natura, le previsioni del Codice Etico non possono contemplare ogni comportamento o situazione, ma sanciscono valori e pongono criteri di condotta generali a cui i Destinatari devono attenersi.

3 Principi generali e valori guida

3.1 Rispetto delle Norme e delle Procedure

Resquon attribuisce valore fondamentale all’osservanza di tutte le leggi e regolamenti che regolano la vita e le attività economiche e sociali e s’ispira costantemente a principi di lealtà e correttezza, affidabilità e trasparenza, rispetto verso le persone, le organizzazioni, le istituzioni, nonché l’ambiente. Tutti i Destinatari sono tenuti ad osservare la normativa vigente e le procedure aziendali adottate dalla Società. È compito dei Destinatari comprendere i requisiti legali e normativi, nonché le prescrizioni procedurali che si applicano alla loro attività ed alle loro aree di responsabilità.

3.2 Correttezza e professionalità

Resquon opera ispirandosi e osservando i principi di trasparenza, correttezza, collaborazione, lealtà e rispetto. Il perseguimento dell’interesse della Società non può mai giustificare una condotta contraria ai principi di correttezza, impegno e rigore professionale.

3.3 Riservatezza delle informazioni, sicurezza dei dati, delle informazioni e protezione della Privacy

Resquon pone grande attenzione alla protezione dei dati dei propri stakeholders, in primis dipendenti, collaboratori e clienti. In particolare l’attività di valutazione etico reputazionale ha come prerequisito fondamentale la protezione dei dati. A tal fine, sono stati implementati processi e programmi che consentono di perimetrare la sicurezza, rispettando l’integrità, la confidenzialità e la disponibilità delle informazioni e la tutela dei dati personali.

È assicurata la riservatezza sulle informazioni di terzi che la società possiede per ragioni riguardanti la propria attività e viene garantita l’osservanza della normativa in materia di dati personali. I Destinatari sono tenuti alla riservatezza sui dati delle Società Target, sulla relativa organizzazione e sui processi operativi, non soggetti a pubblica diffusione.

Le Informazioni Riservate[1] costituiscono uno dei beni più importanti per Resquon. Ciascun Destinatario, con riferimento ad ogni informazione e/o Informazione Riservata appresa in ragione della propria funzione lavorativa, è obbligato ad assicurarne la riservatezza.

In particolare, ciascun Destinatario è tenuto:

ad acquisire e trattare le informazioni ed i dati stessi esclusivamente entro i limiti stabiliti dalle procedure adottate in materia dalla Società;
a conservare i dati e le informazioni in modo da impedire che possano venire a conoscenza di soggetti non autorizzati;
a comunicare i dati e le informazioni in conformità alle procedure stabilite o su espressa autorizzazione dei superiori gerarchici e, comunque, in caso di dubbio o incertezza, dopo aver accertato (rivolgendosi ai superiori o riscontrando oggettivamente nella prassi aziendale) la divulgabilità nel caso specifico dei dati o delle informazioni;
a mantenere il più stretto ed assoluto riserbo su Informazioni Riservate di cui vengano comunque a conoscenza nello svolgimento delle proprie mansioni sia che esse riguardino la Società che altre società o organizzazioni con cui la Società interagisce;
ad astenersi dal discutere informazioni riservate con soggetti esterni alla Società ovvero con altri dipendenti, a meno che questi non debbano legittimamente entrare in possesso delle informazioni per svolgere il loro incarico.

Tutte le informazioni e i dati, anche sensibili, sono trattati da Resquon nel rispetto delle disposizioni normative vigenti. Resquon ha definito le linee d’azione da adottare per il trattamento dei dati, le responsabilità assegnate e le strutture aziendali preposte al trattamento dei dati e le misure di sicurezza da adottare.

3.4 Trasparenza della gestione

Resquon informa in modo chiaro, adeguato e tempestivo sui risultati della gestione economico- finanziaria, nel rispetto delle disposizioni normative di riferimento. Tutte le operazioni e transazioni della Società devono avere una registrazione contabile adeguata, in modo da rendere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento, nonché delle caratteristiche e motivazioni di tali operazioni, individuando altresì i soggetti che le hanno autorizzate, effettuate, registrate e verificate. Le evidenze o i sospetti di eventuali omissioni, falsificazioni o alterazioni devono essere segnalati al responsabile di funzione.

Resquon rispetta tutte le norme e disposizioni, nazionali ed internazionali, in tema di antiriciclaggio e richiede ai Destinatari di astenersi dal compimento di qualsiasi operazione che possa concorrere al trasferimento, alla sostituzione o comunque all’impiego di proventi illeciti o che possa in qualunque modo ostacolare l’identificazione di denaro, beni o altre utilità di provenienza delittuosa.

3.5 Concorrenza leale

Resquon crede fermamente nella concorrenza e nel libero mercato ed esercita la propria attività in ottemperanza ai requisiti della normativa nazionale e comunitaria in materia di antitrust, nella consapevolezza che una concorrenza virtuosa costituisce un sano incentivo ai processi di innovazione e sviluppo, tutela altresì gli interessi dei consumatori e della collettività.

3.6 Sicurezza e Salute dei Lavoratori

Resquon si impegna ad offrire al proprio personale un ambiente di lavoro sano, sicuro e rispettoso della dignità dei lavoratori.

La sicurezza sui luoghi di lavoro è assicurata sia implementando rigorosamente le disposizioni previste dalla legge in vigore, sia promuovendo attivamente la cultura della sicurezza attraverso specifici programmi formativi. La formazione del personale rappresenta un elemento centrale del sistema di gestione adottato.

Resquon tutela la salute dei propri lavoratori, garantendo altresì il rispetto delle norme igieniche e di prevenzione sanitaria.

3.7 Tutela dell’ambiente

Resquon considera la tutela dell’ambiente un valore primario nell’esercizio dell’impresa a partire dalla gestione delle attività quotidiane sino alle scelte strategiche. Il “risparmio energetico”, la “gestione dei rifiuti”, il corretto riutilizzo dei materiali riciclabili, l’attenzione agli scarichi ed alle emissioni formano argomento di informazione e formazione anche al fine del proficuo utilizzo delle risorse messe a disposizione dalla Società.

Resquon cura la diffusione ed il consolidamento di una cultura della tutela dell’ambiente sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutto il personale. Tutti i Destinatari, nell’ambito delle proprie mansioni, partecipano al processo di prevenzione dei rischi ambientali ed hanno l’obbligo di segnalare tempestivamente qualsiasi infrazione o rischio per l’ambiente ai competenti responsabili di funzione.

3.8 Prevenzione dei conflitti di interesse

I Destinatari perseguono, nello svolgimento del proprio incarico o funzione, gli obiettivi e gli interessi generali di Resquon, astenendosi da attività, comportamenti e atti comunque incompatibili con gli obblighi connessi al rapporto lavorativo. I Destinatari devono, quindi, evitare ogni situazione che possa contrapporre un interesse personale a quelli della Società o che possa interferire con la capacità di assumere, in modo imparziale ed obiettivo, decisioni nell’interesse della stessa. In caso di interessi personali e/o conflitto di interessi, anche potenziale, amministratori, dipendenti e collaboratori sono tenuti ad interpellare il proprio responsabile di funzione, fermo restando comunque ogni ulteriore obbligo di comunicazione previsto dalla legge, in particolare a carico degli amministratori.

3.9 Lotta alla corruzione e alle frodi

Il rifiuto della corruzione nella gestione del proprio business, in qualsiasi forma essa si concretizzi (tanto nei rapporti con i soggetti pubblici quanto in quelli con soggetti privati), è alla base delle scelte che guidano l’attività di Resquon.

È fatto divieto ai Destinatari di offrire, donare, chiedere od accettare, anche per interposta persona, compensi, regali o altre utilità personali, nell’ambito dello svolgimento delle proprie mansioni in favore della Società. Il divieto si applica a quanto dato o ricevuto da ogni persona, inclusi, per esempio, altri dipendenti, futuri dipendenti, clienti, pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio, dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione o di soggetti concessionari di pubblico servizio o a loro parenti o conviventi, sia italiani che stranieri, concorrenti, fornitori e altre persone con cui la Società ha o vorrebbe avere relazioni di impresa.

Atti di cortesia commerciale, quali omaggi, elargizioni in natura, forme di ospitalità o qualsiasi altra forma di beneficio sono consentiti soltanto se permessi dalla normativa applicabile, tali da non compromettere l’integrità e la reputazione delle parti e da non poter essere interpretati da un osservatore imparziale come volti ad ottenere vantaggi o favori impropri. In ogni caso, tali atti dovranno essere: preventivamente comunicati al responsabile della funzione coinvolta e da questi espressamente approvati; documentati in modo adeguato, al fine di consentire le opportune verifiche.

3.10 Responsabilità sociale

Nello sviluppo delle proprie attività di impresa Resquon cerca di coniugare competitività e professionalità con i principi cardine della sostenibilità. La ricerca di risultati aziendali si coniugano con la tutela e la promozione dei diritti umani, nonché dei principi di uguaglianza, solidarietà, trasparenza, rispetto della salute dei lavoratori e dell’ambiente, contrasto a qualsiasi forma di violenza.

Resquon si impegna nel creare un ambiente di lavoro caratterizzato dal rispetto e dalla fiducia reciproci tra dipendenti e tra dipendente e società, investe nel miglioramento continuo delle condizioni e degli standard di lavoro, ritiene che un rapporto aperto e un dialogo costruttivo con i lavoratori sia un elemento importante per il clima di lavoro e per l’ottenimento dei risultati aziendali, promuove l’assunzione di responsabilità e la crescita professionale dei singoli, favorisce lo spirito di gruppo, la comunicazione e lo sviluppo di una cultura del dialogo.

3.11 Utilizzo di Sistemi di Intelligenza Artificiale

Resquon attribuisce valore fondamentale all’osservanza dei principi che disciplinano l’utilizzo responsabile dei sistemi di intelligenza artificiale (IA). La Società considera i principi individuati dalle “Recommendation of the Council on Artificial Intelligence”, emanate dall’OCSE in data 22 maggio 2019, parte integrante delle politiche e dei sistemi di gestione adottati, ed in particolare:

l’utilizzo responsabile ed affidabile dei sistemi di IA;
il rispetto, da parte dei sistemi di IA, della legge e della tutela delle persone e dei loro diritti;
favorire la trasparenza e la divulgazione responsabile delle informazioni relative ai sistemi di IA;
favorire un adeguato processo di identificazione, valutazione, gestione e monitoraggio dei rischi nei sistemi di IA;
garantire la sicurezza informatica dei sistemi di IA, in termini di disponibilità, riservatezza e confidenzialità;
adeguate attività di trattamento dei dati personali all’interno dei sistemi di IA, basate sul principio di “Privacy By design e By default”;
l’applicazione del principio di accountability.

Resquon favorisce un ambiente di lavoro nel quale i soggetti chiamati ad interagire con i sistemi di intelligenza artificiale sviluppino un approccio responsabile, competente e professionale che favorisca un utilizzo creativo e nello stesso tempo rispettoso dei diritti dei terzi, basato sul principio di tracciabilità delle operazioni effettuate.

4 Principi di condotta nei rapporti con gli “stakeholders”

Il Codice Etico di Resquon ha l’obiettivo di definire ed esplicitare i valori ed i principi di riferimento che disciplinano l’attività ed i rapporti verso tutti i soggetti con cui la Società entra in relazione per il conseguimento del proprio oggetto sociale (“stakeholders”).

4.1 Relazioni con la Pubblica Amministrazione

Nei rapporti di qualsiasi natura con soggetti della Pubblica Amministrazione è espressamente vietato porre in essere o istigare altri a porre in essere pratiche corruttive di ogni genere. In particolare, le relazioni con la Pubblica Amministrazione, pubblici ufficiali o soggetti incaricati di pubblico servizio debbono ispirarsi alla più rigorosa osservanza delle disposizioni legislative e regolamentari applicabili, nonché al rispetto delle procedure interne, così da salvaguardare l’integrità e la reputazione di Resquon. L’assunzione di impegni e la gestione dei rapporti, di qualsiasi genere, con la Pubblica Amministrazione, pubblici ufficiali o soggetti incaricati di pubblico servizio sono riservate esclusivamente alle funzioni aziendali a ciò preposte ed al personale autorizzato secondo il sistema di procure in vigore e le procedure interne. In tutti i rapporti tra la Società e soggetti pubblici i Destinatari sono obbligati ad astenersi dall’instaurazione di relazioni personali di favore, influenza, ingerenza idonee a condizionare, direttamente o indirettamente, l’esito del rapporto.

Tutti i soggetti esterni che rappresentano la Società nei rapporti con la Pubblica Amministrazione dovranno accettare e rispettare le regole del presente Codice Etico. Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione la Società non si farà rappresentare da soggetti terzi qualora ciò possa creare situazioni di conflitto d’interessi o pratiche di ostacolo alle Autorità di Pubblica Vigilanza.

4.2 Relazioni con i clienti

Costituisce obiettivo prioritario di Resquon fornire prodotti e servizi che trovino apprezzamento da parte dei clienti, siano essi soggetti pubblici o privati, anche al fine della creazione di un solido rapporto ispirato ai valori di correttezza, efficienza e professionalità. È compito dei Destinatari trattare lealmente con i clienti e con qualsiasi altra persona con la quale si entri in contatto nello svolgimento delle proprie mansioni lavorative, fornendo accurate informazioni sui prodotti e sui servizi. I contratti stipulati con i clienti ed ogni comunicazione agli stessi indirizzata sono, pertanto, improntati a criteri di semplicità, chiarezza e completezza, evitando il ricorso a qualsiasi pratica ingannevole e/o scorretta comunque realizzata.

4.3 Relazioni con i fornitori e con i consulenti esterni

La scelta dei fornitori e dei consulenti esterni è ispirata a criteri di competenza, economicità, trasparenza e correttezza. Tutti i compensi e/o le somme a qualsiasi titolo corrisposte per forniture o incarichi professionali dovranno essere adeguatamente documentati, proporzionati all’attività svolta ed in linea con le condizioni di mercato, secondo le procedure previste dalla Società.

La scelta dei fornitori avviene attenendosi alle procedure aziendali vigenti e selezionando i fornitori sulla base di considerazioni commerciali – come la qualità, l’affidabilità, la professionalità, il servizio e la reputazione – e sulla base dell’impegno dei fornitori stessi a:

non utilizzare né tollerare l’utilizzo di lavoro infantile, forzato, obbligato o sommerso;
non attuare o tollerare nessuna forma di discriminazione;
rispettare le leggi e gli standard di settore applicabili;
garantire un ambiente di lavoro sicuro e salubre;
impegnarsi nella salvaguardia dell’ambiente;
garantire processi e adottare misure di prevenzione adeguati nella gestione della sicurezza delle informazioni, dei dati e, più in generale, del patrimonio informativo di Resquon.

Il rispetto dei requisiti richiesti ai fornitori viene garantito tramite adeguate procedure di monitoraggio che tengono conto anche dei profili di rischio delle diverse categorie di fornitori.

5 Relazioni con i dipendenti e i collaboratori

5.1 Valore delle persone

Resquon riconosce, tutela e promuove il valore delle risorse umane quale elemento fondamentale del proprio successo.

Resquon agisce nel rispetto dei principi di tutela dei diritti della persona e della sua dimensione di relazione con gli altri, e riconosce e promuove lo sviluppo del proprio patrimonio intellettuale favorendo un ambiente e delle condizioni lavorative improntati alla valorizzazione delle competenze.

È garantito il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona. A tal fine, si richiede che nelle relazioni di lavoro interne ed esterne non vengano posti in essere atti di violenza psicologica o fisica, ovvero atteggiamenti o comportamenti discriminatori o lesivi della persona, delle sue convinzioni, credenze o preferenze.

Non sono ammissibili, all’interno della Società, forme di discriminazioni basate sulla razza, colore, sesso, età, religione, condizione fisica, stato civile, orientamenti sessuali, cittadinanza, origine etnica o qualunque altra discriminazione contraria alla legge. Nelle relazioni di lavoro interne ed esterne non deve darsi luogo a molestie, quali la creazione di un ambiente di lavoro intimidatorie od ostile. Non sarà posta in essere, né sarà tollerata, alcuna forma di ritorsione nei confronti dei Destinatari che abbiano lamentato episodi di discriminazione o di molestia, né nei confronti dei Destinatari che abbiano fornito notizie in merito.

La selezione, valutazione e valorizzazione dei dipendenti e dei collaboratori è effettuata nel rispetto delle procedure interne, in base alle esigenze aziendali e riconoscendo pari opportunità.

5.2 Comportamenti del personale e dei collaboratori

Tutti i dipendenti e collaboratori sono tenuti:

ad improntare il proprio operato ai principi di professionalità, trasparenza, correttezza contribuendo con colleghi, superiori e collaboratori al perseguimento degli scopi sociali, nel rispetto di quanto previsto nel presente Codice Etico;
a conoscere e rispettare le procedure interne in particolare con riferimento ai rimborsi spese, comportandosi con lealtà, correttezza e trasparenza nella richiesta e avendo cura, in particolare, che ciascuna pratica di rimborso sia adeguatamente documentata e/o documentabile;
a non sfruttare a fini personali la posizione ricoperta all’interno della Società e, analogamente, a non utilizzare il nome e la reputazione della Società a fini privati;
ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili nel rispetto delle procedure operative e delle direttive aziendali predisposte per regolamentarne l’utilizzo. A tal fine, ogni dipendente e collaboratore ha la responsabilità di custodire, conservare e difendere i beni e le risorse della Società che gli sono affidati nell’ambito della sua attività e dovrà utilizzarli in modo proprio e conforme all’interesse sociale, impedendone ogni uso improprio. È espressamente vietato utilizzare i beni aziendali, per esigenze personali o estranee a ragioni di servizio, per finalità contrarie a norme di legge, all’ordine pubblico o al buon costume, nonché per commettere o indurre alla commissione di reati;
a rispettare e far rispettare la vigente normativa in tema di sicurezza e salute sui luoghi di lavoro, segnalando tempestivamente ogni situazione di rischio anche solo potenziale;
a utilizzare i sistemi informatici e le dotazioni tecnologiche nel rispetto di quanto previsto dalla regolamentazione interna.

Per quanto attiene agli strumenti informatici, è fatto espresso divieto di porre in essere condotte che possano danneggiare, alterare, deteriorare o distruggere i sistemi informatici o telematici, i programmi e i dati informatici, della Società o di Terzi, nonché intercettare o interrompere illecitamente comunicazioni informatiche o telematiche. È altresì vietato introdursi abusivamente in sistemi informatici protetti da misure di sicurezza, così come non è lecito procurarsi o diffondere codici di accesso a sistemi informatici o telematici protetti.

6 Modalità di attuazione e controllo

6.1 Adempimenti

Resquon dà attuazione alle disposizioni del presente Codice Etico, attraverso:

la diffusione del documento;
la vigilanza sull’effettiva applicazione dei suoi principi;
l’applicazione del sistema disciplinare aziendale a sanzione dei comportamenti difformi.

6.2 Segnalazioni di possibili violazioni

Chiunque venga a conoscenza di violazioni ai principi e alle disposizioni del presente Codice è tenuto a segnalarle prontamente.

6.3 Diffusione ed attuazione del Codice Etico

Il presente Codice Etico è portato a conoscenza di tutti i Destinatari.

Al fine di assicurare la massima diffusione del presente Codice, Resquon provvede a:

svolgere verifiche sul grado di osservanza delle disposizioni contenute nel Codice;
proporre gli aggiornamenti, in relazione all’evoluzione economica, finanziaria e commerciale dell’attività aziendale, ad eventuali mutamenti nella sua struttura organizzativa o gestionale, nonché in rapporto alle tipologie di violazioni riscontrate nell’ambito dell’attività di vigilanza.

7 Violazioni e Sanzioni

L’osservanza delle norme e dei principi del presente Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali di tutti i rapporti intrattenuti da Resquon con i Destinatari ai sensi e per gli effetti della legge applicabile.

La violazione dei principi e delle disposizioni del Codice Etico potrà costituire inadempimento delle obbligazioni contrattuali da parte dei Destinatari, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine all’adozione di provvedimenti disciplinari e alla risoluzione del rapporto di lavoro, del contratto o dell’incarico e all’eventuale risarcimento dei danni.

Roma, 7 settembre 2023

[1] Tutti i dati, documenti, conoscenze ed elaborati di qualsiasi natura e su qualsiasi supporto, riferiti o riferibili a Resquon a qualunque titolo ed in qualsiasi ambito, oltre che a soci, amministratori, dirigenti e dipendenti che non possono oggettivamente ritenersi di pubblico dominio